PENOMORAN OTOMATIS DI MICROSOFT EXCEL

Menjalankan tugas sebagai seorang pengajar memang tidak lepas dari proses penilaian.  Data nilai-nilai siswa kita kumpulkan dalam daftar nilai. Kegiatan pengumpulan nilai cukup melelahkan apabila kita memiliki siswa yang banyak.

Seiring kemajuan teknologi, maka seorang pengajar juga diharapkan memanfaatkannya guna memudahkan kegiatan-kegiatan yang terkait dengan tugas pokok pengajar. Dalam pengolahan nilai ini, guru biasanya dibantu dengan program Microsoft Excel. Pengolahan nilai sangat efisien menggunakan program ini.

Dengan seringnya melakukan pengolahan nilai maka diperlukan format daftar nilai yang dapat mengakomodasi jumlah siswa yang beragam, sehingga format tersebut dapat digunakan oleh siapa saja yang memerlukan.

Hal inilah yang saya coba realisasikan sehingga dapat bermanfaat bagi rekan-rekan kerja saya.  Salah satu hal yang mengganjal bagi saya dalam mengotomatisasi format ini adalah pada bagian penomoran. Misalnya format di bawah ini!

Pada penomoran di atas, nomor saya buatkan sesuai dengan jumlah baris, yang mana tergantung dengan jumlah siswa. Namun dengan cara ini, misalnya jumlah siswanya kurang dari 10, maka kolom nomor tetap terisi sampai dengan 10, karena saya sudah isi dari awal. Dalam penghitungan nilai, sebenarnya tidak menjadi masalah. Namun dari segi estetika saya lihat kurang baik. Sehingga saya ingin menyempurnakannya yaitu bila baris nama terisi maka nomornya akan otomatis terisi.

Hal ini menjadi masalah bagi saya karena pengetahuan saya tentang Microsoft Excel hanya sebatas “cukup”. Oleh karena itu saya mencoba berburu mencari pemecahan masalah ini dari buku tutorial yang dijual di toko buku. Walaupun sebenarnya buku itu tidak saya beli, cuma saya liat-liat guna mendapatkan pemecahan masalah itu. Namun ternyata tidak saya temukan, sehingga pada akhirnya saya manfaatkan Si “Mbah Google” untuk membantu saya. Setelah beberapa waktu akhirnya saya menemukan pemecahan masalahnya.

Kolom nomornya diisi dengan rumus seperti gambar di bawah ini!

Untuk baris pertama akan diisi nomor untuk anak yang pertama yaitu di cell A12. Pada cell A12, kita isi formula sebagai berikut =IF(B12<>"";COUNTA($B$12:B12);"").  Makna formula di samping adalah jika (if) kolom B12 (kolom nama baris pertama) terisi, maka isilah cell A12 dengan jumlah cell yang telah terisi dari B12 sampai dengan B12.  Cell B12 saya kunci ($B$12) untuk memudahkan meng-copy formula itu ke bawah. Meng-copy formula dengan cara klik cell yang berisi formula yang akan di-copy, letakkan kursor di pojok kanan bawah cell tersebut hingga kursor berubah menjadi tanda tambah (+), klik tanda tambah kemudian drag (klik tombol kiri mouse sambil digeser) sampai dengan cell yang kita inginkan berisi nomor otomatis. Sebagai contoh misalnya pada cell A17 akan terisi formula =IF(B17<>"";COUNTA($B$12:B17);"").

Hasilnya: apabila cell B12 saya isi dengan nama siswa maka cell A12 secara otomatis akan terisi 1, selanjutnya bila cell B13 saya isi dengan nama siswa maka cell A13 secara otomatis akan terisi 1, dan demikian seterusnya. Namun jika baris B14 saya kosongkan, maka A14 juga akan kosong.

                 Demikianlah sedikit hal yang dapat saya bagikan, semoga berguna bagi kita semua. 

Salam sukses!

MENGGABUNGKAN CONTENT (ISI CELL) DI MICROSOFT EXCEL

“Pengalaman adalah guru yang paling berharga”. Peribahasa ini saya yakin benar. Ketika menemui sebuah masalah kita dituntut untuk bisa memecahkannya. Bila anda berhasil memecahkannya maka bertambah pengalaman anda dan itu adalah ilmu bagi anda.

Situasi yang saya alami ini mungkin cocok dengan uraian saya di atas. Saya ditugaskan membuat daftar peserta ujian lengkap dengan biodata siswa masing-masing.  Saya membuat daftar tersebut menggunakan program microsoft excel. Untuk memudahkan pengaturan, tiap data saya pisahkan dalam kolom berbeda dengan tujuan untuk memudahkan mengolah nantinya bila diperlukan seperti men-sorting, mem-filter, dan pengolahan data lain yang saya mungkin butuhkan di kemudian hari. Pemisahan kolom ini juga saya lakukan pada data tempat lahir dan tanggal lahir siswa.

Namun hal ini menjadi masalah ketika saya diminta untuk membuat data siswa yang tempat dan tanggal lahirnya digabung seperti format yang biasa kita buat saat mengisi formulir.  Data yang saya buat dalam format microsoft excel telah terisi semua dan kurang efisien kalau saya harus menambahkan 1 kolom yang merupakan gabungan tempat dan tanggal lahir dengan cara mengetik/meng-entry data gabungan secara manual.

Saya coba untuk mencari pemecahan masalah ini dengan googling, dan akhirnya saya temukan pemecahan masalah tersebut. Jadi kita cukup tambahkan 1 kolom yang nantinya akan terisi tempat dan tanggal lahir siswa (gabung) secara otomatis dengan memanfaatkan formula yang ada di microsoft excel tanpa mengetikkan data secara manual kembali.  Akhirnya saya coba terapkan cara tersebut pada data saya.  Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut!

Format formula yang diisikan dalam setiap cell pada kolom “tempat, tanggal lahir” yaitu =E3&”, “&F3. Konsep dasar formula tersebut yaitu:

• tanda sama dengan (=) yang menunjukkan kita menggunakan/mengisi formula;
• diikuti dengan alamat cell yang akan digabung dalam contoh di atas adalah cell E3 yaitu tempat lahir siswa nomor urut 1;
• diikuti dengan tanda &”
• diikuti dengan tanda koma (,) karena saya ingin memisahkan tempat dan tanggal lahir siswa dengan tanda koma;
• diikuti dengan spasi, hal ini dilakukan untuk memberi jarak 1 spasi antara tanda koma dan tanggal lahir nantinya; 
• diikuti dengan tanda ”&;
• diikuti dengan alamat cell yang akan digabung dalam contoh di atas adalah cell F3 yaitu tanggal lahir siswa nomor urut 1;
• tekan enter;
• untuk mengisi cell selanjutnya dengan cara meng-copy–paste formula pada cell yang telah terisi formula ke cell-cell di bawahnya.

Akhirnya masalah ini tepecahkan juga sehingga penggunaan komputer dalam hal ini microsoft excel sebagai program data base yang kita gunakan sehari-hari dapat benar-benar efisien. Jika hal ini tidak temukan jalan ke luarnya, tentu saja saya harus meng-entry data tersebut secara manual yang membutuhkan waktu dan tenaga apalagi dengan jumlah data yang banyak disertai dengan rasa kesal karena mengerjakan pekerjaan yang sama dua kali.

Mudah-mudahan sharing pengalaman saya ini dapat bermanfaat bagi teman-teman yang mengalami masalah yang sama yaitu dalam menggabungkan content cell pada microsoft excel.

Salam berbagi!